Stembescheiden voor Italiaans referendum - Italiaanse ambassade

For English version see below

De vraag

Begin januari 2026 ontving Paragon een verzoek van de Italiaanse ambassade in Den Haag om de volledige verzending van stembescheiden te verzorgen voor het aankomende referendum, bestemd voor alle stemgerechtigde Italianen in Nederland. De ambassade zocht een partij met bewezen ervaring in het uitvoeren en verzorgen van een verkiezing in Nederland, een rol die Paragon al vervult bij gemeenteraads-, provinciale staten-, waterschaps-, landelijke en Europese verkiezingen in Nederland.

De opdracht

Het project omvatte de productie en verzending van 67.000 complete stempakketten, elk bestaande uit een C4-vensterenvelop, C5-antwoordenvelop, C6-envelop, stembiljet, certificaat en informatiepapier. Alles moest worden gecouverteerd en zo snel mogelijk worden verzonden, binnen de afspraken met verzendpartner PostNL. Daarnaast omvatte de opdracht de volledige retourstroom: het opvangen van ingevulde stembiljetten die via antwoordenveloppen terugkwamen, het één tot twee keer per week afleveren hiervan bij de ambassade in Den Haag, en uiteindelijk het gecontroleerd vernietigen van de geretourneerde biljetten met afgifte van een vernietigingscertificaat.

De aanpak

Gezien de omvang en urgentie volgde al snel een persoonlijk gesprek. Een week na het eerste contact zat Paragon aan tafel bij de ambassade, met voorbeelden uit eerdere verkiezingsprojecten. Dat gaf de ambassade vertrouwen in de juiste partij aan tafel te hebben. 

Het ging hier om een bijzonder referendum, gerelateerd aan justitie, waarbij zekerheid en veiligheid voor de ambassade van groot belang waren. In nauwe afstemming met de ambassade is de aanbieding aangescherpt tot deze volledig aansloot op hun eisen. Een vervolgoverleg met een delegatie, inclusief de consul, zorgde ervoor dat alle details werden afgestemd voordat de opdracht werd bevestigd. Voor de retourstroom werkte Paragon vooraf nauw samen met PostNL. Het proces is uitvoerig besproken en vastgelegd, met als resultaat een betrouwbare, voorspelbare aanlevering bij de ambassade.

Het resultaat

Het volledige project, van eerste contact tot verzendgereed, werd binnen krap zeven weken gerealiseerd, met als harde deadline begin maart 2026. De ambassade gaf aan bijzonder tevreden te zijn over de samenwerking, met name over de soepele afstemming met PostNL. Het resultaat: een lopende samenwerking voor toekomstige referenda. De relatie bleek ook breder waardevol. Toen de ambassade tegen een onverwant logistiek probleem aanliep, kon Paragon ook hier ondersteunen.

Wat dit betekent voor andere ambassades

Ambassades in Nederland organiseren regelmatig verkiezingen en referenda voor hun eigen gemeenschap hier. Dat vraagt om meer dan drukwerk: schaal, snelheid, een betrouwbare retourketen en de juiste partners op orde. Paragon heeft dit bewezen, niet alleen voor Nederlandse verkiezingen, maar ook voor een buitenlandse ambassade onder hoge tijdsdruk.

Benieuwd wat Paragon voor uw ambassade kan betekenen, voor een referendum, verkiezing of andere grootschalige verzendopdracht? We denken graag vroeg mee

English version

Ballot materials for the Italian referendum

The request

In early January 2026, Paragon received a request from the Italian Embassy in The Hague to handle the complete mailing of ballot materials for the upcoming referendum, intended for all eligible Italian voters in the Netherlands. The embassy was looking for a partner with proven experience in running and managing elections in the Netherlands, a role Paragon already fulfills across all types of Dutch elections.

The assignment

The project covered the production and mailing of 67,000 complete ballot packages, each consisting of a C4 window envelope, a C5 reply envelope, a C6 envelope, a ballot paper, a certificate, and an information sheet. Everything had to be packed and enveloped, then mailed as quickly as possible, within the arrangements agreed with mailing partner PostNL. The assignment also included the complete return process: receiving completed ballots returned via reply envelopes, delivering these to the embassy in The Hague once or twice a week, and finally the controlled destruction of the returned ballots, accompanied by a certificate of destruction.

The approach

Given the scale and urgency, a face-to-face meeting followed quickly. One week after the first contact, Paragon met with the embassy and presented examples from earlier election projects. This gave the embassy confidence that they had the right partner at the table. 

This was no ordinary referendum. It was tied to the justice system, and certainty and security were of great importance to the embassy. In close consultation with the embassy, Paragon sharpened the proposal until it fully matched their requirements. A follow-up meeting with a delegation, including the consul, ensured that every detail was settled before the assignment was confirmed. For the return process, Paragon coordinated with PostNL in advance. The process was discussed and documented in detail, resulting in a reliable, predictable delivery to the embassy.

The result

The entire project, from first contact to ready-to-mail, was completed in just under seven weeks, with a hard deadline of early March 2026. The embassy said it was especially pleased with the collaboration, particularly the smooth coordination with PostNL. The result: an ongoing partnership for future referendums. The relationship proved valuable more broadly as well. When the embassy ran into an unrelated logistical problem, Paragon was able to help there too.

What this means for other embassies

Embassies in the Netherlands regularly organize elections and referendums for their own community here. That takes more than printing: scale, speed, a reliable return chain, and the right partners in place. Paragon has proven this, not only for Dutch elections but also for a foreign embassy under significant time pressure.

Curious what Paragon could do for your embassy, whether for a referendum, an election, or another large-scale mailing project? We're glad to get involved ear