Rechnungsversand, der weiterführt – mit smartLink

Rechnungen sollen zuverlässig ankommen und sich einfach bezahlen lassen. Unternehmen brauchen zugleich einen Überblick über Versand, Zahlungseingänge und Rückfragen. Der smartLink-Zielprozess von Paragon verbindet diese Schritte mit digitalen Kontaktwegen und dem physischen Briefversand.

Digital und physisch abgestimmt

Im vorgesehenen Ablauf bereitet Paragon Rechnungsdaten auf, erstellt und prüft Dokumente und steuert den vereinbarten Versand. E-Mail oder SMS können auf eine bereitgestellte Rechnung hinweisen. Ein Link führt zum Dokumentabruf und zur Zahlungsoption. Zugang und Zugriffsschutz werden vorab abgestimmt.

Wo regulatorische Vorgaben den physischen Briefversand verlangen, gehört er verbindlich zum Prozess. Zusätzlich kann er bei fehlenden digitalen Kontaktdaten oder ausbleibendem Dokumentabruf eingesetzt werden. QR-Codes oder Links im Brief ermöglichen den Zugang zur digitalen Zahlung.

Für zeitkritische Drucksendungen kann Fast Lane die interne Verarbeitung priorisieren. Die postalische Laufzeit bleibt vom Versandprodukt abhängig.

Zahlungserinnerungen am Vorgang ausrichten

Vor weiteren Maßnahmen werden Zahlungseingänge und offene Klärfälle berücksichtigt. Reklamationen, Stundungen oder Ratenvereinbarungen beeinflussen den nächsten Schritt. Das Unternehmen bestimmt Tonalität, Fristen und Versandvorgaben; Paragon steuert die vereinbarte Kommunikation.

Im Pilotprojekt erproben

Ein begrenzter Rechnungslauf macht den Ansatz überprüfbar. Entscheidend sind Dokumentabrufe, Zahlungsausgleich, Rückfragen, manuelle Nacharbeit und Gesamtkosten einschließlich Druck und Porto.

Lernen Sie smartLink anhand von Musterdaten kennen und besprechen Sie mit Paragon ein passendes Pilotprojekt.