Case Study SBK

Die SBK Siemens-Betriebskrankenkasse steht seit mehr als 110 Jahren an der Seite ihrer Versicherten. Heute versichert die bundesweit geöffnete Krankenkasse mehr als eine Million Menschen und betreut über 100.000 Firmenkunden in Deutschland – mit rund 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in 80 SBK Geschäftsstellen. Damit ist die SBK die größte Betriebskrankenkasse Deutschlands.

Die Herausforderung

Im Frühjahr 2025 fiel der bisherige Dienstleister für den Document Output unerwartet aus. Damit stand die kontinuierliche Kommunikation mit Versicherten und Interessenten auf dem Spiel. Gerade die regelmäßige schriftliche Kommunikation – von Beitrags- und Leistungsunterlagen über individuelle Schreiben bis hin zu aktionsbezogenen Mailings – bildet das Rückgrat der Kundenbeziehung und ist für eine Krankenkasse unverzichtbar. Unterbrechungen oder Verzögerungen hätten unmittelbare Auswirkungen auf Servicequalität, Kundenzufriedenheit und regulatorische Sicherheit gehabt.
Die Situation erforderte daher, schnellstmöglich einen erfahrenen Dienstleister zu finden, der alle notwendigen Anforderungen abdecken und kurzfristig umsetzen kann. Dabei ging es nicht nur um die reine Druck- und Versandabwicklung, sondern auch um Datensicherheit, Einhaltung regulatorischer Vorgaben und die Fähigkeit, komplexe Schnittstellenprozesse zuverlässig zu übernehmen. Im Zuge eines Vergabeverfahrens fiel die Wahl auf die Paragon.
In dieser kritischen Phase zeigte sich, dass Paragon dank ihrer Erfahrung, Kapazitäten und ihrer Fähigkeit, auch unter enormem Zeitdruck stabile Lösungen zu implementieren, der richtige Partner für die SBK ist.

Die Lösung

Paragon startete im April 2025 mit der Migration des Document Outputs der SBK und führte das Projekt bis zum 5. Mai 2025 in den Livebetrieb über. In enger und hochfrequenter Abstimmung – online wie persönlich – wurde das Projekt in Rekordzeit umgesetzt.

• Gemeinsame Priorisierung: Die SBK und  Paragon legten klare Reihenfolgen fest, welche Dokumente zuerst migriert werden.
• Strukturiertes Lastenheft: Die Anforderungen wurden gemeinsam entwickelt.
• Schnelle Verprobung: Datenschutz, Schnittstellen und Logistikprozesse waren innerhalb von zehn Tagen geklärt.
• Go-Live: Bereits nach vier Wochen liefen die wichtigsten Dokumente stabil im neuen 
  System.

Paragon brachte dabei seine tiefe Branchenexpertise im Krankenkassenumfeld ein. Durch starkes Projektmanagement und eine stringente Kommunikation mit den Verantwortlichen in Legal, Sales und Projektleitung blieb das Projekt jederzeit transparent und sicher gesteuert.

Das Ergebnis

Die Kontinuität der Kundenkommunikation wurde in kürzester Zeit sichergestellt. Die Zusammenarbeit lieferte messbare Resultate:

• Prozess-Stabilität: stabile SLA-Erfüllung im Livebetrieb
• Geschwindigkeit: Umstellung aller Kernprozesse in nur vier Wochen
• Compliance: Vollumfänglicher Datenschutz- und BCM-Nachweis 

Die Vorteile

• Zuverlässige und effektive Produktion für eine lückenlose Kommunikation mit Versicherten auch in einer kritischen Umbruchphase
• Klare Sicherung regulatorischer Anforderungen und Datenintegrität
• Kurze Umsetzungszeit trotz komplexer Prozesse
• Unterstützung der internen IT- und Fachbereiche durch erfahrenes Projektmanagement
• Optimierungspotenzial über die reine Druckproduktion hinaus