Tagespost automatisieren – so einfach geht’s mit smartPrint

Papierstapel, Drucker-Staus, Kuvertierstress: In vielen Unternehmen läuft die Tagespost noch über dezentrale Prozesse. Das kostet Zeit, bindet Personal und verursacht unnötige Ausgaben. smartPrint von Paragon sorgt hier für klare Verhältnisse – mit einer zentralen Plattform, die Dokumente digital verarbeitet, Freigaben automatisiert und die Produktion bis zum Versand effizient steuert. Unabhängig davon, ob es sich um physische oder digitale Sendungen handelt. Ergebnis: mehr Tempo, weniger Aufwand und volle Kontrolle.

Warum Unternehmen jetzt umsteigen

Zeit zurückgewinnen
Sachbearbeiter fokussieren sich auf das Wesentliche – statt täglich Briefe zu drucken und zu kuvertieren. smartPrint übernimmt die komplette Prozesskette vom Dokument bis zum Versand – ganz gleich, ob im physischen oder digitalen Outputkanal. Das spart täglich Stunden und sorgt für Entlastung im Team.

Kosten im Griff behalten
Durch zentrale Bündelung entstehen Portorabatte – ganz ohne Mindestmenge. Auch Wartungskosten für lokale Technik entfallen. Portooptimierung und Vorsortierung laufen automatisch im Hintergrund. Zudem lassen sich viele bisher noch physische Sendungen auch sukzessive digital zustellen. Das spart zusätzlich Ressourcen und Versandkosten.

Sicherheit mit System
Alle Prozesse sind DSGVO-konform, mit klar definierten Rechten, Rollen und Freigabestufen. Monitoring, Reporting und ein revisionssicheres Archiv schaffen Transparenz und dokumentieren jeden Schritt nachvollziehbar.

So läuft’s in der Praxis

Ein Mitarbeitender erstellt ein Dokument – zum Beispiel in Word oder direkt im CRM-System – und übergibt es über das smartPrint-Portal, per sFTP oder über den Druckertreiber. Die Plattform prüft Inhalt und Adressdaten, steuert alle Freigaben und bereitet alles für die zentrale Produktion bei Paragon auf. Dort wird gedruckt, kuvertiert, frankiert – und pünktlich ausgeliefert, als klassischer Brief oder digital. Jede Sendung ist nachvollziehbar, jeder Schritt dokumentiert.

IT-freundlich und sofort startklar

Der Umstieg gelingt in kurzer Zeit. smartPrint lässt sich flexibel in bestehende Systeme integrieren – ganz ohne Eingriffe in Fachanwendungen. Ob kleine Teams oder große Shared-Service-Strukturen: Die Bedienung ist einfach, das Portal mehrsprachig und intuitiv. Hardware und Wartung fallen weg, der Betrieb läuft komplett über die zentrale Plattform.

Praxisbeispiel: HR einer Handelskette

Ein großer Handelskonzern nutzt smartPrint seit 2020 für die HR-Kommunikation mit über 200.000 Mitarbeitenden. Ziel war es, Prozesse zu verschlanken und Homeoffice-Arbeitsplätze vollständig zu integrieren. Bereits im ersten Jahr wurden über 350.000 Sendungen verarbeitet – von Serienbriefen bis hin zu Gutscheinaktionen. Heute arbeiten rund 30 HR-Mitarbeitende täglich mit dem System.

Vorteile für jede Abteilung

• Sachbearbeitung: Routinetätigkeiten auslagern, Arbeitszeit effektiver nutzen
• Backoffice & Operations: End-to-End-Prozesse mit klaren Zuständigkeiten und messbaren Durchlaufzeiten
• Einkauf: Reduzierte Gesamtkosten durch zentrale Produktion und wegfallende Hardware
• IT & Sicherheit: Kein Eingriff in Fachanwendungen, hohe Standards bei Datenschutz und Archivierung 

Typische Einsatzszenarien

• Geschäftspost direkt aus SAP, CRM oder Word automatisiert versenden
• Tagespost vollständig outsourcen – inkl. Portooptimierung und Reporting
• Hybridpost für Filialstrukturen und Homeoffice-Teams
• Digitale Workflows mit Sendungsverfolgung und archivierten Protokollen
• HR- und Kundenkommunikation – zentral gesteuert, effizient versendet

Fazit: Einfach umsteigen – direkt profitieren

smartPrint bringt Ordnung, Tempo und Transparenz in eure Postprozesse. Ob HR-Kampagnen, Serienbriefe oder tägliche Geschäftspost: Die Lösung reduziert Aufwand, sichert Qualität und spart Kosten. Der Einstieg gelingt schnell und ohne IT-Aufwand – mit Web-Portal, Druckertreiber oder sFTP. Module wie E-Rechnung, Dialogpost oder Werksversand erweitern den Einsatz zusätzlich. Die minimalen Implementierungskosten amortisieren sich innerhalb kürzester Zeit.