Peppol: van verplichting naar kans voor iedere organisatie

Vanaf 2030 is e-facturatie via Peppol verplicht in de hele Europese Unie. In België zelfs al vanaf 2026. Voor organisaties die zaken doen met de overheid is dit nog actueler: daar is Peppol technisch nu al de standaard. In steeds meer aanbestedingen geldt dat facturen alleen via Peppol worden geaccepteerd. Het is dus geen verre toekomstmuziek, maar een realiteit waar je vandaag al rekening mee moet houden.

Voor veel bedrijven voelt dat als een opgelegde verplichting. Een extra last waar men niet op zat te wachten. Maar wie verder kijkt, ontdekt dat Peppol juist kansen biedt om processen slimmer, goedkoper en efficiënter te maken.

Wat is Peppol eigenlijk?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een beveiligd netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische facturen rechtstreeks uitwisselen. Geen losse pdf’s meer die per mail worden verstuurd, maar een uniforme standaard (UBL) die automatisch wordt verwerkt in de systemen van de ontvanger.

Concreet betekent dit dat een factuur vanuit jouw ERP of boekhouding direct in het systeem van je klant of leverancier terechtkomt. Zonder handmatige invoer, zonder fouten en met volledige zekerheid dat de factuur is aangekomen en verwerkt.

Waarom dit geen bedreiging is, maar een kans

Peppol brengt veel meer dan alleen compliance:

• Lagere kosten: handmatige verwerking van facturen kost gemiddeld €10 tot €20 per factuur. Met Peppol verdwijnen die kosten grotendeels.
• Snellere betalingen: doordat facturen direct aankomen en automatisch verwerkt worden, worden betalingen sneller uitgevoerd.
• Minder fouten en fraude: de standaardisatie en het beveiligde netwerk maken fouten en frauduleuze facturen vrijwel onmogelijk.
• Internationale dekking: Peppol wordt in de hele EU geaccepteerd en is in opkomst in meer dan 90 landen wereldwijd.

Waarom nu al starten slim is

Het negeren van deze ontwikkeling is riskant. Wachten tot 2030 betekent dat je onder tijdsdruk moet implementeren en mogelijk achterop raakt bij concurrenten die al langer profiteren van de voordelen.

Daarbij komt dat overheden en steeds meer grote organisaties nu al eisen dat facturen via Peppol worden verstuurd. Als je dit niet kunt, verlies je opdrachten of kom je simpelweg niet door de selectie.

Van last naar voorsprong

De kracht zit in het perspectief. Zie je Peppol als een last, dan kom je in de kramp van minimale aanpassing en uitstel. Zie je het als kans, dan gebruik je dit moment om je facturatieproces opnieuw in te richten en efficiënter te maken dan ooit. Bedrijven die die stap zetten, hebben straks niet alleen hun compliance op orde, maar ook een duidelijke voorsprong op concurrenten.

Conclusie

Peppol is geen bedreiging, maar dé kans om je facturatieprocessen toekomstbestendig te maken. De vraag is niet of je overstapt, maar hoe en wanneer.

Paragon kan je verder helpen. Wij begeleiden organisaties stap voor stap naar Peppol, van integratie tot compliance en consultancy. Zo maak jij van een verplichting een voorsprong.