Case Study IU Internationale Hochschule

Druck, Versand, Digitalisierung und Archivierung aus einer Hand

Die IU Internationale Hochschule (IU) ist Deutschlands größte Hochschule. Sie bietet unterschiedliche Studienmodelle, zahlreiche Kurse und Prüfungsstandorte. Paragon unterstützt sie bei der Abwicklung ihrer Klausuren und entwickelt die Prozesse gemeinsam mit ihr weiter.

Die Herausforderung

Über 120.000 Studierende und entsprechend viele Prüfungen stellen hohe Anforderungen an die Organisation der IU. Neben orts- und zeitunabhängigen Online-Prüfungen können Studierende ihre Prüfung an zahlreichen Standorten ablegen. Die Prüfungstage finden meist im Zwei-Wochen-Rhythmus statt und umfassen mehrere Zeitslots. Innerhalb kurzer Bearbeitungszeiten müssen die Klausuren korrekt vorbereitet, den richtigen Standorten zugeordnet und für die jeweiligen Prüfungszeiträume bereitgestellt werden.

Auch nach den Prüfungen zählt jede Bearbeitungsstunde. Damit die Professorinnen und Professoren die kurzen Korrekturfristen einhalten können, müssen ihnen die geschriebenen Klausuren schnell digital zur Verfügung stehen. Zugleich benötigt die IU eine physische und digitale Archivierung, welche die Aufbewahrungspflichten berücksichtigt und einen unkomplizierten Zugriff auf die Prüfungsunterlagen ermöglicht.

Für Paragon bestand die Aufgabe darin, die eingehenden Klausuren leistungsfähig zu verarbeiten, die Prozesse an die Systeme der IU anzubinden und die digitale Archivierung einzuführen. 

Mit der Größendimension der IU mussten Kapazitäten und Abläufe Schritt halten − insbesonders bei der schnellen und zuverlässigen Verarbeitung der zurückgesandten Prüfungen.

Die Lösung

Paragon bündelt Druck, Versand, Rücklauf, Digitalisierung und Archivierung für die IU in
einer durchgängigen Prozesskette: 

• Datenübernahme und Druck: Die IU überträgt die Klausurdaten. Paragon druckt die Klausuren und bereitet sie für die vorgesehenen Prüfungsstandorte und Termine vor.
• Versand und Rücklauf: Paragon versendet die Klausuren direkt an die Prüfungsstandorte und übernimmt die Abwicklung des Rückversands der geschriebenen Prüfungen. 
• Digitalisierung: Paragon digitalisiert die zurückgesandten Klausuren schnell und stellt sie elektronisch bereit. So können die zuständigen Professorinnen und Professoren zeitnah mit der Korrektur beginnen.
• Archivierung: Die physische und digitale Archivierung ermöglicht die Aufbewahrung
  der Klausuren und den späteren Zugriff auf die Prüfungsunterlagen.

Monitoring und Kontrollen an jeder Prozessstufe helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen
und das Fehlerpotenzial zu minimieren.

Das Ergebnis

Die langjährige Zusammenarbeit zeigt, dass die Lösung mit dem Bedarf der IU mitwächst.
Besonders deutlich wird dies am gestiegenen Druckvolumen:

2014

4.496 gedruckte Klausuren

2025

72.107 gedruckte Klausuren

Das entspricht rund dem 16-fachen Volumen. Die IU setzt die Zusammenarbeit mit Paragon
fort und zeigt Interesse an der gemeinsamen Entwicklung weiterer Lösungen.

Die Vorteile

• Entlastung: Gebündelte Leistungen für Druck, Versand, Rücklauf, Digitalisierung und
  Archivierung verringern den Koordinationsaufwand der IU.
• Schnelligkeit: Termingerechter Versand und schnelle Digitalisierung unterstützen den
  Prüfungsablauf und die fristgerechte Korrektur.
• Flexibilität: Die Prozesse lassen sich an neue Studienmodelle, zusätzliche Zeitslots und kurzfristige Prüfungstermine anpassen.
• Prozesssicherheit: Monitoring und Kontrollen machen die Bearbeitung nachvollziehbar und helfen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
• Weiterentwicklung: Paragon entwickelt die digitalen Lösungen gemeinsam mit der IU
  weiter, um Transparenz und Effizienz zu erhöhen.