E-Rechnungspflicht 2027/2028

Papier- und PDF-Rechnungen gehören in vielen Unternehmen noch zum Tagesgeschäft. Ab dem 1. Januar 2027 ändert sich das für einen großen Teil der deutschen Wirtschaft: Wer im vorangegangenen Jahr mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielt hat, muss Rechnungen an andere Unternehmen als strukturierte E-Rechnung ausstellen. Spätestens 2028 gilt diese Pflicht für praktisch alle inländischen B2B-Umsätze.

Dieser Beitrag erklärt, was konkret gilt, welche Fristen Unternehmen im Blick behalten sollten und wie sich die Umstellung strukturiert vorbereiten lässt.

Was ist die E-Rechnungspflicht und wen betrifft sie?

Grundlage der neuen Regelung ist das Wachstumschancengesetz, das die Bundesregierung im März 2024 verabschiedet hat. Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft werden damit schrittweise zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Ziel ist es, Rechnungsprozesse zu digitalisieren und Umsatzsteuerbetrug wirksamer zu bekämpfen.

Wichtig dabei: Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei ist noch keine E-Rechnung. Als E-Rechnung gilt ausschließlich ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach dem europäischen Standard EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Buchhaltungs- und ERP-Systeme können die darin enthaltenen Rechnungsdaten unabhängig von der eingesetzten Software einheitlich auslesen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erleichtert die weitere Verarbeitung in Unternehmen und bei Finanzbehörden.

Grundsätzlich betrifft die Regelung alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich – unabhängig von Größe oder Rechtsform. Ausgenommen bleiben unter anderem: Kleinbeträge bis 250 Euro brutto, Leistungen von Kleinunternehmern und Umsätze mit privaten Endverbrauchern (B2C).

Der Fahrplan bis 2028 im Überblick

Seit 1. Januar 2025:
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer.

Bis 31. Dezember 2026:
Übergangsregelung: Rechnungsaussteller dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen versenden.

Ab 1. Januar 2027:
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen erhalten eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.

Ab 1. Januar 2028:
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz.

Warum die Umstellung mehr ist als ein neues Dateiformat

Auf den ersten Blick scheint die E-Rechnungspflicht vor allem eine Frage des richtigen Formats zu sein. Tatsächlich reicht sie deutlich tiefer in bestehende Abläufe hinein:

• Formatvielfalt: Papierrechnung, PDF, ZUGFeRD, XRechnung und EDI-Verfahren laufen in vielen Unternehmen parallel. Diese Formate müssen weiterhin verarbeitet werden können.
• Gewachsene Systemlandschaften: Zahlreiche ERP- und Buchhaltungssysteme unterstützen strukturierte, normkonforme Datenformate bisher nur teilweise.
• Medienbrüche: Wo Daten manuell erfasst und geprüft werden, steigt der Aufwand. Mit hohen Rechnungsvolumen wächst auch die Fehleranfälligkeit.
• Knappe Ressourcen: IT- und Finanzabteilungen müssen die Umstellung meist zusätzlich zum Tagesgeschäft bewältigen.
• Unsicherheit bei Fristen und Ausnahmen: Übergangsregelungen und Umsatzschwellen betreffen Unternehmen unterschiedlich und müssen im Einzelfall richtig eingeordnet werden.

Gerade wenn Rechnungseingang und Rechnungsausgang bisher nicht als durchgängiger Prozess organisiert sind, kann daraus schnell Zeitdruck entstehen.

Was passiert bei verspäteter Umstellung?

Wer die Umstellung zu spät angeht, riskiert direkte Auswirkungen im Tagesgeschäft. Fehlerhafte Formate werden abgelehnt, Rechnungen müssen manuell korrigiert und neu erstellt werden. Zahlungen verzögern sich, der Cashflow leidet und in Finanz- und IT-Abteilungen entsteht zusätzlicher Aufwand. Für die Geschäftspartner kann eine nicht ordnungsgemäße E-Rechnung bedeuten, dass sie die Vorsteuer nicht abziehen dürfen. Zudem können bei Betriebsprüfungen fehlende oder nicht normkonforme Rechnungsdaten zu Rückfragen, Steuerschätzung und ggf. Nachzahlungen führen. Eine frühzeitige Umstellung hilft, diese Risiken zu vermeiden.

E-Rechnung einführen: Die 5 wichtigsten Schritte

1. Status quo analysieren.
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick: Welche Rechnungsvolumen fallen an? Welche Formate sind im Einsatz? Welche Systeme sind beteiligt? Betrachten Sie dabei sowohl den Rechnungseingang als auch den Rechnungsausgang.

2. Verantwortlichkeiten klären.
IT, Finanzwesen und Compliance sollten die Umstellung gemeinsam steuern. Klare Zuständigkeiten verhindern, dass wichtige Aufgaben zwischen den Bereichen liegen bleiben.

3. Format und Übertragungsweg festlegen.
Klären Sie, ob XRechnung, ZUGFeRD oder eine Kombination für Ihre Prozesse sinnvoll ist. Legen Sie außerdem fest, über welchen Weg die Rechnungen übertragen werden sollen, beispielsweise über Peppol.

4. Prozesse und Systeme anpassen.
Prüfen Sie, ob Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme strukturierte Formate unterstützen. Testen Sie notwendige Schnittstellen und Anbindungen frühzeitig – nicht erst kurz vor dem Stichtag.

5. Rollout begleiten und überwachen.
Führen Sie die neuen Abläufe schrittweise ein. Schulen Sie die Beteiligten und überwachen Sie Zustellstatus sowie Fehlerquoten, sobald der Prozess läuft.

Je früher Unternehmen diese Punkte angehen, desto weniger Zeitdruck entsteht vor den gesetzlichen Stichtagen.

Jetzt die Weichen für 2027 stellen 

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist kein einmaliges IT-Projekt. Sie verändert Rechnungsprozesse dauerhaft – von der Wahl des Formats über die Systemanbindung bis zur Archivierung. Wer Rechnungseingang und Rechnungsausgang frühzeitig strukturiert aufstellt, reduziert manuellen Aufwand und Fehlerquellen und senkt das Risiko verspäteter Zahlungen.

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Quelle: Bundesfinanzministerium – FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung