Case Study Volkswagen Financial Services Digital Solutions GmbH

Die Volkswagen Financial Services Digital Solutions GmbH (VWFSDS) erbringt Dienstleistungen für die Volkswagen Bank GmbH (VW Bank), ihre europäischen Tochtergesellschaften und Filialen sowie für die Volkswagen Financial Services AG (VWFS) mit ihren weltweiten Tochtergesellschaften. Die VW Bank ist mit ihrer Bilanzsumme und ihrem Bestand an Kundenfinanzierungsverträgen die führende Automobilbank in Europa. Die VWFS ist Europas größter automobiler Finanzdienstleister.

Die Herausforderung

Um sich auf die Bereiche IT-, Kunden-, Abwicklungs- sowie Dokumentenmanagementservices zu fokussieren, beabsichtigte die VWFSDS, die Leistungen ihres eigenen Druckzentrums auszulagern – mit einem enormen Output von etwa  

• 16 Millionen Sendungen pro Jahr
• 35 Millionen Seiten pro Jahr.

Dafür suchte VWFSDS einen passenden, leistungsfähigen, innovativen und zuverlässigen
Dienstleister, der sich mit seiner POSY-Connect-Umgebung in die bei VWFS integrieren sollte. Aufgrund der herausragenden Marktstellung von VW Bank und VWFS stellte die VWFSDS zudem höchste Ansprüche an einen möglichen Partner hinsichtlich Produktionsqualität und Einhaltung der vertraglich festgelegten Parameter (SLA – Service Level Agreement), inklusive Reporting. Ebenso hoch waren die Anforderungen bezüglich Datensicherheit und eines belastbaren Backup-Konzepts im Sinne des Business Continuity Managements.

Die Lösung

Sämtliche Leistungen des Druckzentrums wurden 2022 im Rahmen eines Migrationsprojekts als Managed Service an Paragon ausgelagert: Datenaufbereitung, Druck, Kuvertierung, Porto-Optimierung und Versand. Die zu produzierenden Transaktionsdokumente werden weiterhin in den Dokumentenmanagementsystemen der VWFSDS erzeugt und gehen anschließend über einen sicheren Übertragungsweg mit direkter POSY-Connect-Verbindung zur Produktion an Paragon. Dort werden die Dokumente am gleichen Tag über die Paragon-Output-Management-Software aufbereitet.

Die 4c-White-Paper-Produktion ermöglicht den schnellen Wechsel zwischen Druckaufträgen für verschiedene Auftraggeber und macht die Lagerhaltung von Logopaper verzichtbar. Der Closed-Loop-Prozess stellt sicher, dass alle Druckaufträge korrekt abgeschlossen sind, bevor die Dokumente kuvertiert werden–und lässt die Erkenntnisse in künftige Mailings einfließen.

Das Mehrstandortkonzept von Paragon erlaubt die kundennahe Erstellung der Druckerzeugnisse an den drei freigegebenen Produktionsstandorten in Weingarten, Korschenbroich und Magdeburg. Das reduziert zum einen Fahrwege bei der Auslieferung im Sinne der Nachhaltigkeit und schützt zum anderen im Sinne des BCM vor Unterbrechung durch flexible Volumenverteilung bei unvorhergesehenen Zwischenfällen. Portooptimierung und die Zusammenarbeit mit Versanddienstleistern tragen zur Kostensenkung bei.

Das Ergebnis

Als zuverlässiger, kompetenter und leistungsfähiger Partner begleitet Paragon VWFSDS auf dem Weg der kontinuierlichen Prozessoptimierung und Digitalisierung. Gemeinsam aktiv vorangetrieben werden Themen wie etwa digitale Kommunikationskanäle und -lösungen, Adress-Services, regelbasierte Rohdatenaufbereitungen und Layouting bei Paragon sowie die nachhaltige Kundenkommunikation.

Die Vorteile

• Transparente, sichere und zuverlässige Produktionsprozesse
• Höchste Sicherheitsstandards
• BCM-Konzept mit flexibler Volumenverteilung auf mehrere deutsche Standorte mit empfängernaher Produktion
• Kundennaher Druck reduziert CO₂-Emissionen für mehr Nachhaltigkeit